Lecture 5 Summary
Technology and Economic Trends and the Productivity Paradox
CASE : California State Automobile Association
§ ปัญหา à จุดอิ่มตัวของ IT infrastructure คือ คู่ค้าของบริษัทไม่สามารถสนับสนุนระบบ นอกจากนี้บริษัทยังไม่สามารถปรับปรุงระบบใหม่ได้อีก
§ แนวทางแก้ไข àเปลี่ยนจาก server แบบเก่า เป็น Web farms
§ ผลลัพธ์ à ผลตอบแทน 7.5 ล้านเหรียญสหรัฐฯ ภายในระยะเวลา 1 ปี มี ROI 493% สามารถส่งของให้ลูกค้าได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนการให้บริการ ระบบความปลอดภัยสูงขึ้น
Moore’s Law
§ ความสามารถของ Computer Chip จะมีเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า (double) ทุกๆ 18-24 เดือนในขณะที่ต้นทุนยังเหมือนเดิม
§ ส่งผลให้องค์กรมีโอกาสที่จะซื้อของที่ดีขึ้นในราคาถูกลง
§ อัตราส่วน Price-to-performance จะลดลงแบบ exponentially กล่าวคือ เทคโนโลยีมาเร็วขึ้น มีการพัฒนาเร็วขึ้น ซึ่งส่งผลให้ Productivity เพิ่มขึ้นตาม(เทคโนโลยีมาเร็วไปเร็ว)
§ อย่างไรก็ตามพอถึงจุดที่ Technology อิ่มตัว ก็ต้องเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีอื่น และเป็นเช่นนี้ตลอดไป
Productivity Paradox
เป็นความขัดแย้งกันระหว่างการเพิ่มขึ้น (การพัฒนาขึ้น) ของเทคโนโลยี กับการเติบโตที่ช้าลงของ Productivity นั่นคือ การเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีกลับไม่ได้ทำให้ประโยชน์จากการใช้เทคโนโลยีเพิ่มขึ้นเท่าที่ควรโดยมีสาเหตุที่เกิด ดังนี้
§ ผลตอบแทนไม่ชัดเจน ยากที่จะวัด Benefit ที่ได้รับ หรือ ต้องใช้เวลาในการวัดนานต่างจากการลงทุนในด้านอื่นๆ เช่น Productivity gains นั้นวัดยาก
§ การลงทุนใน IT ต้องมีการปันงบประมาณมาจากส่วนงานอื่นอาจส่งผลให้ Productivity หักล้างกันเอง(ส่งผลทางลบแก่ส่วนงานอื่น๗
§ การลงทุนใน IT มักจะมีต้นทุนที่สูงมาก ทำให้ใช้เวลานานกว่าจะคืนทุน
§ ปัจจัยอื่นๆ เช่น กฎหมาย ข้อพิจารณาด้านแรงงาน เป็นต้น ซึ่งจะทำให้ Performance ไม่เป็นตามที่ต้องการ
นอกจากนี้ในการพิจารณาว่าจะลงทุนใน IT หรือไม่ เราควรมองที่ระดับองค์กร ไม่ได้มองเทียบแค่ Cost/Benefitm ที่เห็นเด่นชัดเท่านั้น แต่ต้องมองจาก Productivity ขององค์กรโดยรวม เนื่องจากผลจากการลงทุนด้าน IT นั้นสามารถแบ่งได้เป็น 2 แบบ ดังนี้
§ Direct impact à โดยตรง เช่น ลดต้นทุน, เพิ่มยอดขาย/กำไร
§ Second-order impact à ทางอ้อม เช่น market share เพิ่ม, service เร็วขึ้น, ลูกค้าพึงพอใจมากขึ้น
Evaluating IT Investments : Needs, Benefits, Issues, and Traditional Methods
เนื่องจากงบประมาณขององค์กรมีจำกัดทำให้เราจำเป็นต้องมีการเลือกลงทุน โดยพิจารณาจาก Cost/Benefit มีการประเมินผลอย่างสม่ำเสมอหลังการลงทุน
แต่ก็มีบาง Project ที่จำเป็นต้องลงทุน ทำให้เราไม่ต้อง Justify Project เหล่านี้ ได้แก่ Projectที่จำเป็น เช่น กฎหมายกำหนด หรือ เป็น IT ที่จำเป็นต้องลงเพื่อให้งานดำเนินได้, Project ที่มีราคาถูก, Project ที่นายสั่ง ในส่วนของ Project อื่นๆ เราควรต้องมีการ Justify โดยมีขั้นตอนดังนี้
IT Justified process
- วางฐานเครื่องมือในการวิเคราะห์ที่เหมาะสม
- เลือกมาตรวัดที่จะใช้
- ประเมินและบันทึกเปรียบเทียบต้นทุนและประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ,ทำให้เข้าใจง่าย และ บันทึกเป็นเอกสารไว้
- รวบรวมเอกสารและวิเคราะห์ทางเลือก รวมถึงการวิเคราะห์ความเสี่ยง
- ตัดสินใจว่าโครงการจะช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กรหรือไม่
- ไม่ประมาณต้นทุนค่าใช้จ่ายต่ำเกินไปและไม่ประมาณผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับสูงเกินไป
- แจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ
Difficulties in Measuring
1. In Productivity & Performance Gains
- ไม่รู้ว่าจะวัดอะไรดี เช่น อาจมีผลกระทบมาจากหลายทาง ทั้งในส่วนของ Direct, Second-other ทำให้วัดได้ยาก โดยอาจแก้ไขโดยใช้ KPI และ BSC มาช่วยในการวัด
- ใช้มาตรวัดไม่เหมาะสม
- โครงการที่ใช้เวลานานอาจเกิดปัญหา Time lags ซึ่งแก้ไขได้โดยวัดหลังจากติดตั้งระบบเสร็จแล้ว
- หาความสัมพันธ์ระหว่างการลงทุนใน IT กับ ผลการดำเนินงานขององค์กรได้ยาก
2. Intangible Benefits
ผลประโยชน์ที่ได้ไม่สามารถจับต้องได้ ทำให้วัดไม่ได้/วัดได้ยาก แต่เราต้องพยายามวัดให้ได้ เช่น การวัดความพึงพอใจของผู้ใช้ อาจวัดโดยใช้ชุดแบบสอบถามแล้วRanking Score, การวัดการสื่อสาร
Handling Intangible benefits
- ประเมินคร่าวๆถึง Value ของ Intangible Asset
- ดูว่ามีความเกี่ยวข้องกับ Strategic หรือ Indicators ที่สำคัญขององค์กรไหม
- ดูผลประโยชน์ระยะสั้นก่อนว่าลงทุนแล้วจะได้อะไรแน่ๆ
- เปิดใจ/พยายามคิดว่าประโยชน์ของ Intangible ว่ามีอะไรบ้าง
Costing IT Investment
· Fix Cost à ต้นทุนคงที่ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นในปีแรก ทำให้ได้มาซึ่งระบบ IT เช่น ลงทุนค่า Infrastructure
· Transaction Cost ได้แก่
§ Search : ต้นทุนในการเลือกซื้อหาโปรแกรม
§ Information : ต้นทุนในการได้มาซึ่งข้อมูลต่างๆ เช่น ความต้องการของลูกค้า คามเข้าใจด้านกฎหมาย
§ Negotiation : ค่าใช้จ่ายในการติดต่อซื้อขายก่อนตกลงซื้อ เช่นต้นทุนการเช็คสินค้า ค่าเดินทาง
§ Decision : ค่าใช้จ่ายในการตัดสินใจเพื่ออนุมัติการซื้อขาย
§ Monitoring : ต้นทุนในการติดตามสินค้าที่ถูกขายไปแล้วว่าสินค้าอยู่ที่ไหนแล้ว จัดส่งเรียบร้อยหรือไม่ รวมถึงบริการหลังการขายสินค้า
Revenue Models Generated by IT & Web
· Sale à รายได้จากการขายสินค้า หรือ บริการในระบบออนไลน์ เช่น E-commerce
· Transaction fees à พวก e-bay ที่ได้เงินค่าคอมมิชชั่นส่วนหนึ่งตอนที่มีการซื้อขายสินค้า
· Subscription fees à เช่น 4shared ที่ถ้าต้องการใช้งานแบบ premium โหลดเร็วขึ้น ก็ต้องจ่ายเพิ่ม
· Advertising fees à เช่น Google ได้เงินจากการให้ Banner มาแปะประกาศ
· Affiliate fees เกิดจากการadvertising คือเอา banner มาแปะบนเว็บ และเมื่อลูกค้าคลิกเว็บเข้าไปทำการซื้อขายที่ link ที่ link ไว้เราจะได้เงิน
Cost & Benefit Analysis
เทียบ Cost/Benefit โดยอาศัย 2 ขั้นตอน ดังนี้
1. ระบุและประเมินต้นทุนและผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
2. แปลง cost และ benefit วิเคราะห์ออกมาให้เป็นตัวเงินชัดเจน เช่น
Cost-Benefit Evaluation Techniques (Cash flow forecast)
1. Net profit ดูกำไรก้อนใหญ่ โดยไม่คำนึงถึงระยะเวลาในการได้มาซึ่งเงิน
2. Payback period ดูว่าคืนทุนเมื่อไร ข้อเสีย คือไม่สนใจ Net profit รวม
3. Return on investment (ROI) ดูความสามารถในการทำกำไรเป็นสัดส่วนกับการลงทุน แต่ไม่คำนึงถึงมูลค่าของเงินตามเวลา
4. Net present value (NPV) ดูความสามารถในการทำกำไรโดยคิดลดเป็นมูลค่าเงินในปัจจุบัน ความยากอยู่ที่การเลือก Discount Rate ที่เหมาะสม (WACCที่เหมาะสมควรเป็นเท่าไร?) นอกจากนี้ยังมีข้อเสียตรงที่การใช้ฐานเงินลงทุนที่ต่างกันทำให้ไม่สามารถเปรียบเทียบกันได้ระหว่างโครงการเล็กและใหญ่
5. Internal rate of return (IRR) วัดความสามารถในการทำกำไรโดยเป็นเปอร์เซ็นต์ของผลตอบแทนซึ่งสามารถเปรียบเทียบกับอัตราดอกเบี้ยได้เลย (IRR เป็นอัตราผลตอบแทนที่ทำให้ NPV=0) วิธีนี้เป็น percent จึงสามารถเปรียบเทียบกันได้
Advanced Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics (Measuring)
1. Business case
ทำการประเมินทางเลือกของ IT โดยใช้ข้อมูลในหลายๆด้าน ทั้ง Quantitative และ Qualitativeเน้นให้เห็นมุมมองหลายแง่มุม
2. Total cost of ownership
คำนวณต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ซึ่งต้นทุนแบ่งเป็น 3 กลุ่ม คือacquisition cost, operation cost และ control cost
3. Objective Benchmarks
เทียบกับคนที่ดีที่สุด, คนที่อยู่ตรงกลาง และคนที่อยู่ท้ายสุดของอุตสาหกรรม
4. Balanced scorecard method
ไม่ได้มองด้านการเงินอย่างเดียว แต่มองมุมมองอื่นๆ ด้วย ได้แก่ Financial, Customer, Internal Process และ Learning Growth
Where costs of IT investment go?
- Overhead : ค่าใช้จ่ายเป็นของส่วนกลาง เป็นค่าใช้จ่าย Overhead
- Chargeback : มีการ Charge ค่าใช้จ่ายไปยังผู้ใช้,แผนกที่ใช้ตามการใช้งานจริงซึ่งทำให้สามารถ
กำหนดนโยบาย/ควบคุมการใช้งานได้
Managerial Issues
- เนื่องจากเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจึงต้องมีการเตรียมพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา
- ต้องพิจารณาทั้ง tangible benefit และ intangible benefit ควบคู่กันไป คือเปลี่ยนจากการให้ความสำคัญกับด้านการเงินเพียงอย่างเดียว มาเป็นให้ความสำคัญด้านคุณภาพด้วย
- ต้องมีการวัดผลอย่างสม่ำเสมอว่าสิ่งที่ใช้อยู่นั้นยังทำงานได้เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ เพราะเทคโนโลยีใหม่อาจไม่เหมาะสมส่องที่องค์กรมีอยู่เดิมแล้ว ต้องมองหาวิธีในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรม
- วิเคราะห์ทุกความเสี่ยงที่เป็นไปได้และโอกาสที่จะเกิดขึ้นรวมทั้งระดับความเสียหาย
- เลือกใช้เครื่องมือในการวัดผล IT investment ที่เหมาะสม
- อาจตั้ง committee ขึ้นมาช่วยอีกทางหนึ่ง โดยทางที่ดีคนที่มา Justify ต้องมาจากหลายๆฝ่าย
