Case : Dollar General Uses Integrated Software

(1)     Explain why the old, non-integrated functional system created problems for the company. Be specific.
หลังจากที่บริษัทเติบโตจนมี scale และ scope ที่ใหญ่ขึ้น ข้อมูลต่างๆที่บริษัทต้องจัดการก็มีปริมาณมากขึ้น การที่ระบบเก่านั้นไม่มีการเชื่อมโยงระหว่าง function ทำให้เกิดปัญหาต่างๆดังนี้
1.บริษัทไม่สามารถจัดการกับระบบภาษีที่ต่างกันในแต่ละภูมิภาคได้การขยายงาน
อัตราภาษี และ ระบบภาษีที่ต่างกันในแต่ละภูมิภาคที่บริษัทมีการดำเนินงานอยุ่ หากระบบที่ใช้อยุ่ไม่สามารถแบ่งแยกและจัดการกับความต่างด้านภาษีนี้ได้ อาจทำให้บริษัทมีปัญหาเกี่ยวกับการวางแผนทางภาษีที่ผิดพลาด หรือ บริษัทอาจคำนวณภาษีผิดพลาดจนนำมาซึ่งบทลงโทษ
2.บริษัทขาดประสิทธิภาพในการจัดการ
ตามที่ได้กล่าวไปการเติบโตทั้ง scale และ scope ของบริษัท ทำให้ข้อมูลต่างๆมีจำนวนมากขึ้น ระบบเก่าที่ไม่มีความเชื่อมโยงทำให้บริษัทมีปัญหาด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น HR ทั้งเรื่องข้อมูลพนักงาน ชั่วโมงการทำงานเป็นต้น และ การสั่งซื้อและเจ้าหนี้การค้า ซึ่งเมื่อยอดขายเพิ่มขึ้น การจัดการ stock ก็ยากขึ้นตาม เนื่องจากจะเห็นได้ว่าบริษัทเก่าใช้การ manual ในการเก็บข้อมูลอยู่มาก ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย และ เปลืองทั้งต้นทุนและเวลา
(2)     The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
ถึงแม้บริษัทใหม่จะมีต้นทุนในการสร้างใหม่สูงมาก แต่ในความคิดของข้าพเจ้าคิดว่าจำเป็น เนื่องจาก ต้นทุนดังกล่าวเป็น Fix cost ที่หากบริษัทยอมเสียในวันนี้จะทำให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานดีขึ้น และนำมาซึ่งกำไรที่สูงขึ้นตาม นอกจากนี้ การลงทุนในส่วนนี้ยังสามารถลด cost จากส่วนต่างๆได้อีก ซึ่งในระยะยาวผลลัพธ์ที่ได้น่าจะมีเหนือต้นทุนที่ลงไป
(3)     Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Lawson Software smart notification software เป็นระบบที่ช่วยในการคัดกรองข้อมุล จากข้อมูลที่มีปริมาณมากๆให้เหลือเพียงข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้เท่านั้น ทำให้การบริหารจัดการทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วขึ้น ไม่ซ้ำซ้อน นอกจากนี้ยังมีการ limit access ทำให้สามารถจัดการเรื่องการลักลอบข้อมูล หรือจัดให้มีการแก้ไขได้เฉพาะคนที่เกี่ยวข้อง ป้องกันความผิดพลาดที่แฝงไปในข้อมูลได้ทำให้ข้อมูลมีความปลอดภัยมากขึ้น software นี้ยังสามารถเชื่อมโยงสู่แหล่งข้อมูลภายนอกได้ ทำให้ประสิทธิภาพบริหารจัดการทำได้ดีขึ้นตาม
(4)     Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Service Automation เป็นระบบที่ช่วยในการวางแผนจัดการกลยุทธ์การเติบโตขององค์กร(ผู้บริหาร) แบ่งเป็น
1.Opportunity management
ช่วยในการประมาณยอดขาย และ ประมาณการรายได้ในอนาคต
2.Project management
วิเคราะห์กลยุทธ์ในโครงการการลงทุนปัจจุบัน และวิเคราะห์โอกาสที่จะลงทุนในโครงการใหม่ๆในอนาคต
3.Resource management 
 ช่วยวิเคราะห์ทรัพยากรที่มี และช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆให้มีประสิทธิภาพ วิเคราะห์ปริมาณทรัพยากรที่องค์กรต้องใช้

จะเห็นว่า software ดังกล่าวจะสามารถช่วยให้บริษัทสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืน เนื่องจาก software นี้ทำให้การลงทุนในโครงการใหม่ๆ หรือ การลงทุนให้บริษัทเติบโตพัฒนา เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

Pintira Simalavong

5202113030

Lecture 3 : TPS

Transaction Processing System(TPS)

           

TPS เป็นระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง ช่วยในเรื่องการทำงานที่มีลักษณะซ้ำๆกัน เช่น รายการชาย รายได้ ประมาณสินค้าคงเหลือ แล้วทำหน้าที่รวบรวม และจัดระเบียบรายการการเปลี่ยนแปลง โดยมีระบบการทำงานที่มีคุณสมบัติใน 3 ด้าน คือ Reliability, Standardization และ Controlled access(คนที่จะเข้าไปใช้ต้องมีรหัส)

คุณลักษณะของ TPS

1. มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

2. แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มากจากภายใน เพื่อตอบสนองผู้ใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก

3. กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินงานเป็นประจำ เช่น ทุกวัน

4. ไม่ค่อยมีความซับซ้อนในการคำนวณมากนัก

5. มีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

            วงจรการประมวลผลของข้อมูล TPS

1.       Data entry

บันทึกข้อมูล เช่น จาก POS ในร้านสะดวกซื้อ

2.       Transaction processing มี 2 แบบ คือ

·         Real time processing à ข้อมูลจะถูกประมวลผลในทันทีแบบออนไลน์ แต่ข้อเสียคือความผิดพลาดและความเสถียรของระบบจะน้อยกว่า

·         Batch processing ข้อมูลถูกรวบรวมไว้แล้วทำการประมวลผลตามเวลาที่กำหนด ไม่จำเป็นต้องออนไลน์

3.       Data base updating

4.       Document report

ผลิตรายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อออกมาดู เช่น ใบเสร็จ ใบส่งของ เป็นต้น

5.       Inquiring processing

สอบถามได้จากผู้ใช้ ว่าอยากรู้ว่าสินค้าเหลืออยู่เท่าไร สินค้าจะเข้ามาเมื่อไร ตรวจสอบยอดบัญชีคงค้างของลูกค้า ผ่านทางอินเทอร์เน็ต เว็บบราวเซอร์ ตลอดทั้งระบบจัดการฐานข้อมูล  นำเสนอในรูปแบบเอกสารสำหรับพิมพ์ หรือแสดงออกมาทางหน้าจอ 

การนำ TPS มาใช้ ดังนี้

·         Market information system implication

o   Mass customization

เช่น Dell และ Jaguar ที่มีการให้ลูกค้าเข้าไป cusomize ความต้องการของตัวเอง

o   Personalization

เช่น Car และ Car insurance ที่พอเราซื้อรถหรือทำใบขับขี่ข้อมูลของเราจะถูกส่งไปยังประกันทันที

o   Advertising and Promotion

เช่น การทำ Marketing ผ่าน Email, การแบ่ง Target เพื่อแบ่งแยกว่าลูกค้าคนไหนเป็นใครสนใจอะไรยังไง

o   Improving shopping

เช่น RFID tag payment à self service payment

·         HRIS Application

พวก payroll, worktime, recruitment online, Training, benefit admin, requiring

o   Regruitment ช่วยในการคัดเลือกคนเข้าทำงาน

o   Training device เช่น virtual reality, interactive simulation(เช่นที่กัปตันใช้ train ขับเครื่องบิน)

·         Web Analytic tool

เช่น Google Analytic tool ที่ใช้วิเคราะห์พฤติกรรมของลูกค้าในการเข้ามาใช้ข้อมูลที่หน้าเว็บ เพื่อให้รู้ว่าลูกค้าแต่ละคนมีความชอบ หรือ สนใจในเรื่องใด

·         In house Logistic and material management

·         E-Procurement

ระบบเพื่อการสั่งซื้อของสำนักงานระหว่างบริษัท เช่น officemate(ขายอุปกรณ์สำนักงานอะไรพวกนี้ ซึ่งสโลแกนคือ สั่งวันนี้ส่งพรุ่งนี้) โดย ธนาคาร TISCO ใช้บริการ E-procurement ของ officemate เพื่อให้การสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานอะไรอย่างนี้ทำได้ง่าย และช่วยให้ประหยัดรายจ่ายในด้าน admin ต่างๆ เนื่องจากไม่ต้องผ่านฝ่ายจัดซื้อ

·         Improve shopping &Checkout at retail store

ใช้พวก Technology RFID เข้ามาช่วย à พวก check ราคาสินค้า โดยสแกน, easy-pass(ทางด่วน)

Case การนำระบบ TPS มาใช้

·         Case Dartmouth-Hitchcock Medical center

o   ปัญหา

พวกการเก็บ stock สินค้าในโรงพยาบาลจะถูกบริหารโดย หมอ และ พยาบาล ซึ่งทำให้ลำบากในการสั่งของแต่ละครั้ง ควบคุมstock ไม่ได้ประสิทธิภาพ

o   แก้ไข

มีการใช้ระบบ wireless handheld ในการแสกนสินค้าที่เอาออกมาจากห้อง stock à เพื่อแก้ปัญหา overstock ที่เคยเกิด

·         Case TAXI in Singapore

ติดระบบ GPS เพื่อให้ศูนย์ call center รู้ว่าคันนี้อยู่ใกล้ลูกค้า และ Taxi ไม่สามารถตกลงแล้วเบี้ยว เพราะ ศูนย์จะรู้ว่า Taxi คันนั้นๆอยู่ไหน à ทำให้ระบบบริหารงานดีขึ้น

PRESENTATION

RFID

ทำหน้าที่แบบ auto ID โดยใช้คลื่นความถี่วิทยุ เช่น การใช้ barcode หรือ การแสกนลายนิ้วมือ โดย Tech นี้มีความปลอดภัยที่ค่อนข้างสูง ปัจจุบันมีการใช้ในวงการธุรกิจโดยเฉพาะการควบคุม supply chain มากขึ้น นอกจากนี้ ปศุสัตว์ก็มีการใช้

ประกอบด้วย 2 ส่วน

1.       Tag

a.       Active Tag มีความสามารถในการส่งข้อมูลได้ดีกว่า

b.      Passive Tag

2.       Reader

ทำหน้าที่รับข้อมูล/ถอดรหัส/ติดต่อ computer

VIOCE USER INTERFACE

                เทคโนโลยีใช้เสียงสั่งงาน J

VIRTUALIZATION

เป็นเทคโนโลยีที่ทำให้เครื่องแม่ใช้ระบบปฎิบัติการได้หลายๆระบบ โดยมีการสร้างชั้น(layer) ขึ้นมา เพื่อทำให้การใช้งาน hardware ขององค์กรคุ้มค่ามากขึ้น สนับสนุนแนวคิดด้าน Green IT แต่ปัญหาคือ ความเสถียรของเครื่องที่น้อยลง

IT VS FORENSIC ACCOUNTING

                ใช้ตรวจหาข้อมูลการทุจริตในองค์กร ในปัจจุบันที่บริษัทมีการใช้ระบบ IT เยอะขึ้น ดังนั้น ช่องโหว่ของการทุจริตก็มากตาม ดังนั้น จึงควรมีการตรวจสอบการใช้ระบบ IT ด้วยเช่นกัน

ตัวอย่างการทำลายระบบ

1.       การฉ้อโกงโดยใช้ระบบคอม

2.       การทำให้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เสียหาย เช่น ส่งไวรัส

3.       ทำลายระบบคอม เช่น ส่งข้อมูลรบกวนจำนวนมาก

ตัวอย่างการทุจริต

1.       ปลอมแปลง Email

2.       ปลอมแปลงหมายเลข IP address เพื่อเข้าไปดึงข้อมูล

3.       ดักฟังข้อมูล หรือ ดักข้อมูลที่ส่งระหว่างองค์กร

4.       Data diddling

5.       Trojan horse(Hack)

6.       Salami Techniques à โกงแต่ละ transaction แค่เศษทศนิยม ดังนั้น งบจะ balance อยู่ตรวจจับยาก

7.       Super zapping

8.       และอื่นๆ

FedEx Case

1.       Identify the networks cited in this case?

FedEx ได้นำ Technology มาให้บริการด้านต่างๆ ได้แก่ E-shopping(การสั่งของ), Web-based (ลูกค้าสามารถเช็คสถานะสินค้า), FedEx PowershipMC(โปรแกรมเกี่ยวกับ Transaction ต่างๆ), FedEx ShipAPI(Internet programที่ให้ลูกค้าสามารถcustomizeบริการ) และ FedEx Net-Return(กรณีลูกค้ามีการคืนสินค้า) ทั้งนี้การให้บริการที่กล่าวมาดังกล่าว FedEx ต้องอาศัย Network ที่มาใช้ในการเชื่อมโยงข้อมูลทั้งระหว่าง process และ ระหว่างตัวบุคคล(บริษัท) เพื่อให้ระบบต่างๆสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ FedEx จึงใช้ Networks 4 ระบบ มาประสานงานร่วมกัน ได้แก่

·         Global virtual private network(VPN)

เป็นระบบ Network ที่ใช้ในการเชื่อมต่อเครือข่ายนอกอาคาร(ระหว่างบริษัท หรือ ระหว่างสาขา) โดยอาศัย Internet เป็นตัวกลาง ถึงแม้จะดูเป็นวิธีที่ไม่ค่อยมีความปลอดภัยเนื่องจากการส่งข้อมูลผ่าน Internet แต่วิธีนี้ก็ได้มีการสร้างระบบ Network จำลองหรือเรียกได้ว่าสร้างอุโมงค์ข้อมูล(Tunnel) เชื่อมต่อระหว่างต้นทางกับปลายทาง ให้ข้อมูลได้ส่งผ่านอุโมงค์นี้ เสมือนเป็น Network เดียวกัน วิธีนี้เริ่มมีการใช้อย่างแพร่หลาย เนื่องจาก Internet มีราคาถูกลง ทำให้ Cost ในการใช้ Network ของวิธีนี้ต่ำ

·         Internet Connectivity

Internet เป็น Network ที่อาศัยระบบโทรคมนาคมเป็นตัวกลางการแลกเปลี่ยน ซึ่งปัจจุบัน Internet มีให้บริการในราคาถูก และผู้คนจำนวนมากสามารถเข้าถึง ทำให้ FedEx ใช้ประโยชน์นี้ ในการเพิ่มมูลค่าการบริการให้ลูกค้าพวก E-shopping, Web-based เป็นต้น

·         Leased-line connectivity

เป็นเครือข่ายส่วนบุคคล เป็น Network เทคโนโลยีใยแก้วนำแสงมาช่วยในการติดต่อระหว่างสถานที่ 2 แห่ง ทำให้การสื่อสารสามารถทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว แม่นยำ และปลอดภัยจากการละเมิดข้อมูลมากกว่าระบบอื่น เนื่องจากเป็น Private network ของตนเอง วิธีนี้จะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการใช้ระบบ VPN แต่ข้อดีคือ ประสิทธิภาพและความปลอดภัยของเทคโนโลยีระบบนี้ มักใช้กับบริษัทที่ต้องการความเสถียรสูง มีการรับประกันความเร็ว

·         Value-added network(VAN)

คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัท คู่ค้าในรูปแบบมาตรฐาน สากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง ไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง เป็นการให้บริการที่มีความเร็วและความปลอดภัยมากกว่าเครือข่ายสาธารณะ

2.       How does IT improve the performance of FedEx ?

Information technology นอกจากจะสามารถเพิ่มความรวดเร็วถูกต้องแม่นยำให้กับการให้บริการของ FedEx แล้ว FedEx ยังนำ Technology มาช่วยสร้าง Competitive Advantage โดยทำให้บริการของตนเองมีความแตกต่าง โดยบริการที่ FedEx เสมอเปรียบเสมือน FedEx เป็นส่วนหนึ่งของบริษัทลูกค้า นั่นคือ FedEx สามารถให้บริการลูกค้าตั้งแต่ ต้นน้ำ(Supply chain) จนถึง ปลายน้ำ(Customer)  สิ่งที่สำคัญอีกประการคือประสิทธิภาพที่เพิ่มมากขึ้นของระบบการทำงานของ FedEx ที่เพิ่มการประสานงานภายใน และ ภายนอกองค์กร ทำให้สามารถประหยัดเวลา และต้นทุน

3.       In what ways are personalization and customization provided?

ลูกค้าสามารถเลือก Function ขอบเขตการรับบริการ และ การนำ Technology มาใช้ของ FedEx ทำให้ FedEx มีความยืดหยุ่นที่จะสามารถประยุกต์การบริการให้ตอบสนองระบบธุรกิจของลูกค้า โดยบริการที่ FedEx มีให้ลูกค้าจะเหมือนกับที่ได้กล่าวไปในคำถามข้อที่ 1

4.       What are the benefits to the customers?

ลูกค้าจะได้ประโยชน์จากความรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ และ ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการขนส่งของระบบตนเอง นอกจากนี้ลูกค้าประหยัดค่าใช้จ่ายได้จากการไม่ต้องลงทุนขนส่งเอง และจ่ายเงินในจำนวนน้อยกว่าลงทุนเอง แต่ได้การบริการที่ประสิทธิภาพมากกว่า

Pintira Simalvong

5202113030