Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary
อีกทางเลือกหนึ่งที่บริษัทสามารถใช้ระบบ IT แต่ไม่ต้องเสียเงินลงทุนเองคือ การ outsource ให้บริษัทภายนอกทำ ซึ่งองค์กรส่วนมากมักเลือก outsource ส่วนงานที่เป็น supporting activity โดยเหตุผลหลักคือ ทำให้องค์กรสามารถ focus ที่ core business ของตนได้
ข้อดี : บริษัทสามารถโฟกัสไปที่ธุรกิจของตนเองเป็นหลัก, ลดต้นทุนในการพัฒนา, พัฒนาระบบ IT ได้ดีกว่าเนื่องจากส่วนใหญ่บริษัทเหล่านั้นมีความรู้ความชำนาญอยู่แล้ว, เพิ่มความสามารถในการเข้าสู่ตลาด, update ความเคลื่อนไหว และพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆ ได้เร็ว
ข้อเสีย : มีความเสี่ยงในด้านต่างๆ ได้แก่
· ผู้ถูกจ้างทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควรหรือผลสำเร็จของงานไม่เป็นไปตามข้อตกลง ที่ได้กำหนดร่วมกันไว้ล่วงหน้า แต่บริษัทยังคงมีภาระผูกพันในการจ่ายชำระค่าสินค้าและบริการเต็มจำนวน
· บริษัทที่ถูกจ้างนำกลยุทธ์ที่ได้พัฒนาร่วมกันไปใช้กับบริษัทอื่นที่ดำเนินธุรกิจในลักษณะที่ใกล้เคียงกัน
· บริษัทได้ทำสัญญาแบบ Long-term ไว้กับบริษัท outsource ทำ ให้เกิดความเสี่ยงที่คู่สัญญาจะขอต่อรองได้ประเด็นต่างๆ เช่น ขอขึ้นราคาค่าจ้าง หรือยืดอายุสัญญาออกไป โดยอ้างว่ายังทำงานไม่เสร็จ เป็นต้น ซึ่งอาจทำให้ต้นทุนของบริษัทเพิ่มสูงขึ้น
· ข้อมูลความลับของบริษัท ดังนั้น จึงต้องเลือกงาน outsource ให้ดี เช่น งานที่ต้องเป็นความลับ หรืองานหลักของบริษัท หรืองานที่ไม่ได้มีกระบวนการที่ชัดเจน เราก็ไม่ควรที่จะ outsource
กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงในการ Outsourcing
1. เข้าใจและรู้ความต้องการของบริษัท โดยมีกรอบที่ชัดเจน
2. อาจแบ่งโครงการเป็นส่วนเล็กๆ แล้วค่อยๆ ทำ
3. มีการสร้างแรงจูงใจโดยการให้รางวัลเป็นรายกิจกรรม เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้นการทำสัญญาระยะสั้น แก้ปัญหาการขยายระยะเวลาของคู่สัญญา
4. มีส่วนร่วมในการควบคุมบริษัทที่คู่สัญญาไปติดต่อ
5. เลือก outsourcing เพียงบางส่วน
Hidden Cost of Outsourcing
1. Benchmark & Analysis
บริษัทต้องทำการพิจารณาเปรียบเทียบถึงต้นทุนและผลแประโยชน์ที่จะได้รับ อย่างละเอียดถี่ถ้วน ว่าผลประโยชน์ที่จะได้รับคุ้มค่ากับต้นทุนที่เสียไปหรือไม่
2. Investigating & Contracting with a vendor
ต้นทุนในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท outsource เพื่อเช็คถึง Background ภูมิหลังและต้นทุนในการติดต่อทำสัญญาต่างๆ
3. Transmitting work& knowledge to outsourcer
การ ถ่ายโอนแลกเปลี่ยนข้อมูลกันระหว่างบริษัทและผู้ถูกว่าจ้าง โดยทั้งสองฝ่ายควรเรียนรู้และเข้าใจถึงระบบการทำงานของกันและกัน เพื่อให้ขอบเขตกระบวนการทำงานมีความชัดเจนและการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบ รื่นยิ่งขึ้น
4. Ongoing staffing & management of outsourcing relationship
การสานสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรทั้งสององค์กร ให้มีแนวทางการปฏิบัติงานเป็นไปในทิศทางที่สอดคล้องและเป็นมาตรฐานเดียวกัน
5. Transitioning back to in-house
การนำองค์ความรู้และผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาขึ้นจากการ outsource กลับเข้ามายังองค์กร
Off-shore Outsourcing
คือ การOutsource ออกไปนอกภูมิภาค เสี่ยงมากกว่าต้องเช็คดีๆ เพราะเราจะไม่รู้ประเทศนั้นๆดีเท่าประเทศเรา
Acquisition Process of IT Application
1. Planning, Identifying, and justifying IT based systems
การวางแผนนั้นจะต้องมีความเข้าใจในระบบเดิมก่อน แล้วพิจารณาว่าต้องปรับปรุงส่วนใดบ้าง รวมทั้งการวางขอบเขตของค่าใช้จ่าย ตารางเวลางานให้ชัดเจน และทำการประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และประเมินถึงผลกระทบต่อด้านอื่นๆจากการทำ IT นั้นๆ
2. Creating an IT architecture – plan for organizing underlying infrastructure & applications of IT project
3. Selecting an acquisition option
· Build in house
เหมาะกับบริษัทที่ต้องการใช้ระบบ IT ที่ไม่สามารถหาได้ในท้องตลาด ต้องการ customize และอาจเกิดเพราะบริษัทลงทุนไปเยอะแล้วกับระบบเก่า
· Vendor build custom made system
Outsource ให้ Vendor สร้างระบบ IT ที่เหมาะกับเราขึ้นมาแก้ปัญหา customization
· Buy existing application and install with/without modifications
เหมาะกับบริษัทที่ต้องการใช้ระบบนี้อย่างถาวร มีทีมงานที่มีความสามารถทางด้าน IT พร้อมอยู่แล้ว และต้องการซื้อ application มาปรับแต่งให้มีความเหมาะสมกับบริษัทเอง
· Lease
การเช่าเหมาะกับบริษัทที่มีการใช้เทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ บริษัทจะได้ไม่ต้องเสียเงินเต็มจำนวน เมื่อระบบเทคโนโลยีเกิดความล้าสมัย
· Enter partnership or alliance
· Use combination
4. Testing, installing, integrating & deploying IT applications
ทดสอบติดตั้ง และลองเชื่อมต่อถ่ายโอนข้อมูลกับระบบเดิม
5. Operations, maintenance & updating
ทำการปรับปรุงระบบให้เป็นปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว
Pintira Simalavong
ตอบลบ5202113030